Nous devons admettre, nous sommes tombés amoureux de l’outil de productivité Trello. Si vous aimez garder des listes comme un moyen d’organiser votre travail, c’est l’outil qu’il vous faut. Pour nous, Trello remplit deux objectifs principaux: garder un cadre sur la réalisation des tâches réalisées, et la gestion de certains projets avec un calendrier style “kanban”.

Trello c’est quoi?

 

Trello est un outil SaaS de gestion de vos projets en ligne. Avec son interface intuitive et facile d’utilisation, cet outil en ligne est utilisé aussi bien par des indépendants, des entreprises ou par des organismes styles ONG, associations, etc. !
Trello est inspiré de la méthode Kanban. La méthode Kanban consiste à organiser le travail des employés en déplaçant des étiquettes (appelée card sur Trello) le long de la chaîne de travail : de la création de la tâche à sa réalisation.

Vous trouverez un aperçu des possibilités de l’outil de travail collaboratif. Nous sommes sûrs que les débutants comme les chefs de projets plus aguerris y trouveront un intérêt.

 

Trello en résumé

Pour vous faire un rapide résumé,  Trello est un outil de gestion de projets, ça, vous l’avez compris. Mais il est surtout gratuit : rien à installer, rien à télécharger sur votre ordinateur.
Il vous suffit simplement de créer un compte pour accéder à l’interface utilisateur de Trello. Le plus important de comprendre avant de commencer, c’est qu’il y 4 termes principaux « Projet », « Board », « Liste » et « Card ».

Un projet peut être le nom de votre entreprise ou encore de l’évènement que vous organisez. Étant donné que vous êtes quelqu’un de très actif, vous pouvez gérer plusieurs projets : exemple un projet par service ou département.

Dès lors un projet peut être divisé en Board : exemple : demande d’accès informatique, à l’outil de comptabilité, etc.

Chaque Board peut inclure des listes : celles-ci déterminent la manière dont vous allez organiser les tâches dans le Board : exemple : « A faire », « En cours », « C’est fait ».
Et finalement c’est dans ces listes que peuvent être créés des Cards (les Cards sont des tâches), celles-ci peuvent être déplacées, vous pouvez vous les affecter à vous-même ou à un collègue si besoin (pour ce faire la personne doit être membre du projet).

 

Les groupes de travail sur Trello

Y a-t-il un chef dans Trello ? Oui toujours comme dans tous les projets, il y en a un! Celui-ci s’appelle l’administrateur comme dans d’autres applications ou software. C’est lui qui crée le projet et c’est lui qui invite les collaborateurs ainsi qu’il gère les permissions de chacun dans le projet. Dès que le collaborateur a accepté l’invitation , il est possible de lui attribuer aussi le rôle d’administrateur. Les projets ont un réglage par défaut en mode “privé”, cela veut dire qu’il n’est visible que par les collaborateurs qui ont été invités. Mais il est possible de rendre les projets publics.
Si vous utilisez Trello de manière individuelle, celui-ci sera visible que par vous et vous allez pouvoir l’utiliser comme liste des tâches personnelles.

 

Créer une tâche sur Trello

Vous pouvez créer une nouvelle tâche ou “Card” en cliquant sur « Add a card » puis lui donner un titre. Exemple : “Contacter l’entreprise de peinture”. L’ensemble des collaborateurs invités peut interagir avec la tâche, soit écrire des commentaires, ou encore ajouter des pièces jointes et recevoir des notifications par e-mails concernant la tâche en question.

 

Déplacer une tâche sur Trello

Pour déplacer une tâche créée dans une liste dans le board, rien de plus simple, il vous suffit de cliquez dessus sans la lâcher puis de la déplacer là ou vous le souhaitez.

Déplacer des tâches permet de les faire évoluer tout du long de leur évolution, de la création à la réalisation de celles-ci.

 

Identifier une tâche sur Trello

Vous pouvez identifier vos tâches “Card” en leur attribuant une couleur pour les faire ressortir visuellement dans votre board. La couleur peut être liée selon l’importance de la tâche, le département qui la gère, etc. Il n’y a pas de limite ! Osez donner un sens à votre projet en lui apportant de la couleur. Pour ce faire, cliquez sur la tâche “Card” puis sur label et pour finir sélectionnez la couleur.

 

Attribuer une tâche à un collaborateur sur Trello

Attribuez une tâche à un collaborateur en cliquant sur « Members » puis dans un second temps donnez-lui une échéance pour cette tâche en cliquant sur « Due Date ». Trello propose de manière automatique la liste des collaborateurs liés au projet, vous n’avez qu’à sélectionner le nom de celui à qui vous souhaitez attribuer la tâche et c’est fait. Le collaborateur reçoit un email ainsi qu’une notification dans son compte Trello.

Votre projet avance sur Trello et cela se voit

Chaque tâche ou “Card” peut être subdivisée en une liste de points à réaliser. Ainsi l’ensemble des collaborateurs peut visualiser l’avancement selon l’état de chaque point ou “items” jusqu’à la réalisation de la tâche dans sa totalité. N’oubliez pas de tenir à jour l’avancement de chaque tâche en cochant les points réalisés.

 

Les avantages de Trello

Principalement, la souplesse de l’outil permet d’organiser ses tâches dans des listes comme vous le souhaitez. Normalement la méthode Kanban consiste à créer des listes du type “Début“, “en cours” et “fait “. Mais Trello vous permet pour des projets plus simple et ne nécessitant pas beaucoup de tâches de créer des listes sur une durée; par exemple les tâches à réaliser chaque mois pour janvier, février, mars, etc.

Ou encore les tâches pour “Aujourd’hui”, “Demain”, “Cette semaine”, etc.

Un autre exemple d’utilisation des listes est de les utiliser en arborescence d’un Board principal, par exemple dans un Board “Marketing & Communication” on peut imaginer des sous-boards “Communiqués de presse”, “En ligne” et “Hors ligne” ou encore des sous-boards par collaborateur en sein d’un Board principal.

 

Et la version mobile de Trello dans tout cela

L’application de Trello fonctionne à merveille, elle vous permettra de recevoir les notifications sur votre portable dés qu’un collaborateur aura mis à jour, commenter un « Projet », « Board », « Liste » ou encore une « Tâche ». Vous serez toujours à jour sur vos projets même en déplacement, la seule condition sera d’avoir une connexion internet.

Pour conclure

L’outil de gestion de projet Trello conviendra parfaitement à des PME, des indépendants qui ont des besoins dans l’organisation et la coordination de projets, de collaborer entre départements ou encore avec des intervenants externes. De plus l’utilisation de l’outil étant gratuite jusqu’à 5 collaborateurs ou intervenants, on ne se pose pas la question sur l’accès à l’outil pour les petites structures. Cependant, si vous avez besoin de faire collaborer plus de personnes vous pouvez bien évidemment dépasser cette limite en payant un forfait par intervenants supplémentaire mensuellement. Autre point très important est de ne pas oublier de faire des archives de vos projets ponctuellement.

 

La plupart des outils de style “kanban” ont de multiples utilisations, la principale caractéristique que partage tous ces outils est la possibilité de partager vos conseils avec une équipe, permettant la collaboration entre les groupes et de garder tout le monde sur sur le même objectif final = la réalisation d’un projet, de tâches, etc.

Si vous n’êtes, pas comme nous tombé amoureux de Trello, vous pouvez toujours vous rabattre sur d’autres outils “open-source” dont vous trouverez une petite liste non exhaustive.

Taiga
www.taiga.io

Kanboard

https://kanboard.net

WeKan
https://wekan.io

Restyaboard

http://restya.com/board

TaskBoard

https://taskboard.matthewross.me

Ceux-ci peux-être répondront à toutes vos attentes. Dans tous les cas, nous vous souhaitons plein de succès dans vos projets.

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